Thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Với nhu cầu tìm hiểu thị trường và xúc tiến thương mại tại Việt Nam, ngày càng có nhiều các doanh nghiệp nước ngoài có nhu cầu thành lập các văn phòng đại diện tại Việt Nam. Vì vậy, Luật InvestOne tổng hợp các điều kiện, hồ sơ cần chuẩn bị và các thủ tục thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt nam như sau:

1. Điều kiện thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam

– Là thương nhân được pháp luật nước nơi thương nhân đó thành lập hoặc đăng ký kinh doanh công nhận hợp pháp;

– Đã hoạt động không dưới 01 năm, kể từ khi thành lập hoặc đăng ký kinh doanh hợp pháp.

2. Hồ sơ cần chuẩn bị để thành lập văn phòng đại diện

Hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện bao gồm:

(1) Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

(2) Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài. Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương có quy định thời hạn hoạt động của thương nhân nước ngoài thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm;

(3)  Báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc tài liệu khác có giá trị tương đương (bao gồm văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất do cơ quan có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc các văn bản khác được tổ chức độc lập, có thẩm quyền cấp hoặc xác nhận chứng minh sự tồn tại và hoạt động thực sự của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất).

(4)  Bản sao Điều lệ hoạt động của thương nhân nước ngoài.

(5) Bản sao hộ chiếu hoặc chứng minh nhân dân (nếu là người Việt Nam); hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện

(6)  Bản sao Hợp đồng thuê địa điểm đặt trụ sở văn phòng đại diện

Lưu ý:

– Các giấy tờ do cơ quan nước ngoài có thẩm quyền cấp hay xác nhận phải được hợp pháp hoá lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam và dịch ra tiếng Việt; bản dịch, bản sao phải được công chứng theo quy định của pháp luật Việt Nam.

– Bản sao các giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền Việt Nam cấp hay xác nhận phải được công chứng theo pháp luật Việt Nam

3. Các trường hợp không cấp phép thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Cơ quan cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam trong các trường hợp sau đây:

(1) Thương nhân nước ngoài không đáp ứng đủ các điều kiện quy định nêu trên.

(2) Thương nhân nước ngoài chỉ kinh doanh hàng hoá, dịch vụ thuộc Danh mục hàng hoá, dịch vụ cấm kinh doanh theo quy định của pháp luật Việt Nam.

(3) Thương nhân nước ngoài đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam trong thời gian 02 năm, kể từ ngày bị thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.

(4) Có bằng chứng cho thấy việc thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài gây phương hại đến quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội, truyền thống lịch sử, văn hoá, đạo đức, thuần phong mỹ tục Việt Nam và sức khoẻ của nhân dân, làm huỷ hoại tài nguyên, phá huỷ môi trường.

(5) Nộp hồ sơ không hợp lệ và không bổ sung đủ hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép.

4. Thông báo hoạt động của Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Trong thời hạn 45 ngày, kể từ ngày được cấp Giấy phép Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam phải đăng báo viết hoặc báo điện tử được phép phát hành tại Việt Nam trong 03 số liên tiếp.

Trong thời hạn 45 ngày, kể từ ngày được cấp Giấy phép Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam, Văn phòng đại diện phải chính thức hoạt động và thông báo cho Sở Thương mại về việc mở cửa hoạt động tại trụ sở đã đăng ký.

Hồ sơ thông báo hoạt động của Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam gồm:

– Giấy thông báo hoạt động theo mẫu (02 bản tiếng Việt)

– Giấy biên nhận của cơ quan báo viết hoặc báo điện tử về việc nhận đăng thông báo hoạt động của Văn phòng đại diện hoặc các giấy tờ khác chứng minh việc đã đăng báo;

– Bản sao giấy chứng nhận đăng ký mẫu dẫu của Văn phòng đại diện do cơ quan công an cấp;

– Bản sao giấy đăng ký mở tài khoản của Văn phòng đại diện tại Ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam;

– Bản sao các tài liệu bao gồm: Hợp đồng lao động, sơ yếu lý lịch của lao động làm việc tại Văn phòng đại diện.